Regresar a la oficina después de varios meses de estar en casa, representa un reto, cambios de horarios, quitarte de actividades que podías hacer previo a conectarte (iniciar tú jornada laboral), que desde mi punto de vista mejoran tu calidad de vida, sin embargo entiendo la filosofía de la empresa para la que la laboro y me adapto al requerimiento, pero pienso que las tareas que actualmente realizo como definición de nuevos proyectos, desarrollos, soporte, etc, se pueden hacer desde la casa con una buena conexión a internet.
Ahora, es posible que la ideología de algunas personas y el mal funcionamiento de otras en la entrega de resultados, hayan ocasiona que la dirección y gerencia solicitara el regreso, es un supuesto, nada confirmado, cómo dicen en mi rancho pagamos justos por pecadores.
Por la tanto quisiera compartir con ustedes lo siguientes, mi experiencia al trabajar en casa:
Empezare por el inicio, hace más de dos años un jueves o viernes por la tarde nos comentaron que ya no regresaríamos a la oficina por la pandemia, nos quedamos sin equipo de trabajo (recurso humano) y lo que se tenía que hacer se cargó solo a una persona ósea yo, por al menos 3 meses el trabajo no represento un reto, darle seguimiento a un proyecto y el soporte de la operación era bastante bajo.
Sin embargo, paulatinamente toda la operación (manufactura) empezó a regresar y las actividades se empezaron abrir nuevamente, principalmente el tema de; proyectos pendientes y urgentes. Y aquí es donde comienza el reto, y lo que sigue a continuación es lo que realmente me gustaría compartir con ustedes, o sea la carnita de mi experiencia:
1.- Representar el tiempo que tienes ocupado para proyectos.
El gerente puede decirte que tienes un porcentaje de tiempo para soporte, para proyectos, etc, sin embargo siempre te pedirán más y más, para mí la manera de mostrar y comprobar que estaba ocupado fue con un simple diagrama de GANT, proyecto activo, fechas estimadas y confirmadas por el usuario final y la gerencia y con esto mostraba a la gerencia en lo que estaba ocupado, por cierto siempre cree mi lista de actividades a detalle, por ejemplo mostraba que 3 proyectos estaban corriendo al mismo tiempo, pero en una sublista venía todo el detalle.
Lo anterior, fue una manera sencilla de que la gerencia de proyectos y la gerencia de IT pudiera ver en que estabas, que actividades me representaban tiempos.
Hubo ocasiones que llegaron proyectos, que los metimos porque eran relevantes, sin embargo el plan era muy claro, donde estaban mis actividades y que se tenía que mover o sobre cual tenía que trabajar.
Respecto al soporte, atendí lo más crítico de inmediato no puedes dejar sin operar a la manufactura, sin embargo si veía que podían aplicar un workaraound lo sugería si jalaba se quedaba de esa manera, y al siguiente día tenía programado mi tiempo para atender el soporte, conectarte y destinar tiempo a esto.
La generación de tickets mediante la plataforma que usamos en la compañía pienso que si es una buena manera de administrar la carga de trabajo respecto a los soporte, por lo tanto si tienes una herramienta para tickets hay que usarla, te ayuda a ti para representar tu tiempo invertido y los soportes realizados como a la gerencia a saber cuánta carga tienes respecto a los soportes.
Lo importante aquí es el tiempo la definición y la separación de actividades, bien definidas en tu calendario.
2.- Programar media hora al arranque del día.
Inicie por programar media hora al arranque de la jornada, y esto iniciaba desde el lunes, media hora que era sagrada en mi tiempo, qué hacía?:
- En esta media hora el lunes sucedía la programación de toda la semana.
- Durante los siguientes días programaba el día, revisaba correos y priorizaba actividades.
En la administración a nivel gerencia se manejó por porcentaje de tiempos asignados, no sé pero en mi percepción no me hacía tanto sentido el porcentaje, sin embargo lo tenían asignado y me adapte, como la mayoría de las veces me adapto y encuentro una manera de trabajar que sea efectiva para mí y para la entrega de resultados.
3.- Manejo del tiempo
En mi caso separe todo mi calendario con las actividades que tenía durante el día y la semana, como un marca espacio, se veía ocupado mi calendario? sí, y realmente estaba ocupado, traté de asignarle tiempo específico a las diferentes tareas por ejemplo:
- Durante este tiempo participe en varias implementaciones, pero en una de ellas uno de mis entregables fue el entrenar y asegurar máquinas pilotos con los software instalados en estas máquinas, mi estrategia para asegurar la actividad y respetar mi tiempo, fue establecer las horas necesarias para esta actividad donde hacía conferencia con el usuario, él se encargaba que todos los recursos de lado operación estuvieran listos y yo de mi parte estaba disponible en ese periodo de tiempo para hacer la actividad de instalación, configuración y validación.
Desde mi punto de vista pienso que esta estrategia fue bastante efectiva, todos sabíamos en lo que estábamos y designábamos tiempo a la actividad.
Sin embargo habían actividades que durante ese momento quedaban fuera, por ejemplo si salía un soporte urgente, pues decidías si lo atendías en ese momento o esperaba, en ocasiones tuve que moverme un momento para atender el soporte, solucionar el problema y en seguida incorporarme a la actividad principal.
En resumen el tiempo se puede manejar y es mejor que tengas claro cuánto tiempo le vas a dedicar a la actividad a no tenerlo claro y dejarlo abierto y más cuando tienes más de una actividad por entregar, que bonito hubiera sido que todo estuviera por prioridad, pero no fue así, en esa época de crisis.
Por cierto aquí te voy a dejar un software que en lo particular pienso que es bastante simple de usar pero muy efectivo, una chulada: https://pomofocus.io/
Se puede usar mediante la web y está basado en la metodología "Promodoro" la cual estableces un tiempo para realizar una tarea y te enfocas en ellas, si la terminas en el tiempo la marcas y puedes descansar 5 min.
4.- Ahorrando dinero con un software de administración de tareas
Por que lo pusé como ahorrrando dinero por que pienso que durante 2 años la compañía si que se ahorro dinero, sin ser efusivo y sin ser presumido exaltando mis resultados, funcione como 4 personas al mismo tiempo y con diferentes roles; definí proyectos nuevos con arquitectura nueva, desarrollé aplicaciones, corrregi issues e implemente proyectos, asegurando el entrenamiento y el despliegue, esto no lo encuentras tan fácuilen cualquier parte, note.
Ahora es importante el software para adminsitrar tareas claro que lo es, si no todo se te vuelve un espagueti y en poco tiempo no sabrás por donde andas sy que es lo que traes pendiente, para mi algo que funciono fue lo siguiente:
- Services Now - no se que se requiera y cual es su costo pero si en tu empresa puedes tenerlo recomiéndalo o algún otro servicio de tickets, esto ayudara al usuario y te ayudara a ti.
- Teams - Task by Planner and To Do - Entiendo que esta herramienta viene ya en teams, funciona como un sistema post it, anotas la tarea, la designas y le pones tiempo, esto te dará claridad de donde estas y que es lo que tienes pendiente, esto jala muy bien para esas actividades que te salen de bote pronto y que no sabes si apuntar en la libreta o donde, le puedes poner tiempo y te avisa y avisa a todo el equipo que tengas en el teams, la verdad a mi me gusto mucho, es muy fácil de usar y si que te da resultados.
- Para que no te pierdas en los desarrollos a mi me gusto Azure DevOps, esta herramienta te da claridad en que estas, que se probó y como vas con los pendientes.
Ahora hay cosas que son un poco repetitivas y a veces pueden ser tediosas de llenar o dar de alta ect., sin embargo desde mi punto de vista pienso que el tiempo que le inviertas servira para que no tengas un desorden y puedas dar cuentas claras sobre lo que estas trabajando y como va el estatus.
Desde mi punto de vista no es que te llenes de herramientas por que si no va dar el mismo resultado, para mi la clasificación es simple:
- Service Now - para los tickets y soportes por parte de la operación.
- Task by planner - para lo que sale de emergencia o actividades que debes cumplir y hacer, como si los anotaras en tu libreta.
- Azure DevOps - para tus desarrollos.
5.- Retos
Siempre será un reto estar en la casa, si no tienes las reglas claras tu familia si te puede interrumpir y ocupar para alguna tarea de emergencia, como; ir a checar el tinaco cuando no hay agua, revisar la luz, separar a los perros si se están peleando, etc.
Pero aquí es importante como dije anteriormente tener las reglas claras con ellos.
Distraerte con otras actividades que no son de tu trabajo, ver videos, jugar, etc, esto lo debes dejar para los espacios libres, por ejemplo si te apuras a comer, con tiempo vas a poder disfrutar de tiempo para hacer actividades adicionales.
Conclusión:
No quiere decir que mi método sea el mejor, pero si creo y estoy seguro que si lo aplicas te va a funcionar vas asegurar tus resultados, vas a cumplir con tus tiempos y seguramente te van a pagar más, el que me paguen más es algo que no he conseguido en estos últimos meses, pero bueno el intento se esta haciendo.
Deseo que tengas un gran inicio de semana y que el trabajo, la salud y la abundancia lleguen a tu vida, ánimo!
